برابر ماده 16 قانون تجارت در نقاطی که وزارت دادگستری لازم بداند دفتری به نام دفتر ثبت تجاری تشکیل می دهد و هدف از تاسیس چنین دفتری اینست که امور تجاری تحت نظم و انتظام و ضوابطی باشد و برای این منظور اسم تجار و نوع فعالیت تجاری آن ها در دفتر مزبور ضبط می گردد و کلیه اشخاصی که به امر تجارت اشتغال دارند خواه ایرانی بوده و خواه بیگانه باید در مدتی که تعیین گردیده اسم خود را در آن دفتر ثبت نمایند و در صورت تخلف به جزای نقدی از 200 ریال تا 2000 ریال محکوم می شوند و البته کسبه جزء از انجام این اعمال یعنی ثبت اسم خود معاف می باشند.
هر بازرگان یا رئیس بنگاه بازرگانی و یا شرکت تجاری که اسم خود را در دفاتر  ثبت تجاری و اظهارنامه تنظیم می نماید مکلف به رعایت امور ذیل می باشد :
1- در سرلوحه کاغذهای تجاری و صورت حساب های فروش و یادداشت ها و برگ های سفید و هر نوع اسناد و مطبوعات تجاری که مورد استفاده وی می باشد عنوان تجاری و شماره ثبت دفتر را قید نماید.
2- هر گونه تغییر و تبدیلی که در مفاد بندهای اظهارنامه بندهای اظهارنامه به عمل آید ظرف سه روز آن تغییرات را در سه نسخه تهیه و به دفتر ثبت تجاری محل ارسال دارد تا در سوابق منعکس و مراتب به وزارت بازرگانی اعلام شود.
3- در صورتی که دچار توقف یا انحلال گردد نیز به همین ترتیب باید اقدام نماید.
4- در صورتی که مرکز اصلی شرکت یا شعبه آن و یا تجارتخانه و یا بنگاه تغییر یابد بایستی چگونگی آن به متصدی دفتر ثبت تجاری اعلام شود تا آن تغییرات را در سوابق درج نماید و گواهی مربوط به اطلاعات لازم را به اظهارکننده تسلیم دارد تا بتواند آن را در دفتر ثبت تجاری جدید ثبت کند.
5- در صورت فوت تاجر یا رئیس بنگاه یا مدیر شرکت، قائم مقام او مکلف است حداکثر تا مدت شش ماه مراتب را به دفتر ثبت تجاری اطلاع دهد.
6- قائم مقام مزبور باید وضعیت شرکت یا تجارتخانه یا بنگاه را نیز مشخص نماید که پس از فوت تاجر یا رئیس بنگاه هیئت مدیره چه تصمیماتی اتخاذ نموده است. به این معنی که آیا شرکت برچیده شده است یا این که عملیات وسیله و ارث یا قائم مقام قانونی آن ها تعقیب می شود.
7- در صورت ادامه فعالیت، قائم مقام متوفی باید در دفتر ثبت تجاری محل حضور یابد و اطلاعات لازم را جهت درج در اظهارنامه در اختیار متصدی دفتر قرار دهد.
8- پس از این اقدامات متصدی دفتر ثبت تجاری ضمن ثبت تغییرات جدید یک نسخه از اظهارنامه را که حاوی تغییرات است به اظهارکننده و نسخه دیگر را به وزارت بازرگانی ارسال خواهد نمود.
9- نظارت بر اجرای این موارد در تهران به عهده اداره ثبت شرکت ها و در شهرستان ها به عهده ادارات ثبت محل می باشد.
10- لازم به توضیح است که برابر بند ه تبصره قانون بودجه سال 1363 کل کشور حق الثبت و پلمپ دفاتر تجاری موضوع ماده 11 قانون تجارت به استثنای بهای تقاضانامه و اظهارنامه پلمپ به ازاء هر یکصد صفحه دفتر تجاری دویست ریال کسر صد صفحه اول و حداقل حق الثبت بکصد صفحه دویست ریال محاسبه می شود و برابر قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین مصوب 28 / 12 / 73 هر صد صفحه به مبلغ ( 3500 ) ریال افزایش یافته است.